1.3.3. Fakturering och kreditering via fil

Om du har behörighet, kan du fakturera vård genom manuell inläsning av fil istället för att registrera manuellt för din vårdenhet. Om du har behörighet för din s.k. paraplyorganisation
(t ex. Folktandvården) där flera vårdenheter ingår, kan filen innehålla fakturainformation från flera vårdenheter/kliniker. En förutsättning för denna funktion är att ditt journalsystem
har en exportfunktion för fakturor som uppfyller landstingets specifikation. Vissa landsting har automatisk inläsning av fakturafiler för Folktandvården, vilket gör att denna manuella
filuppladdningsfunktion då inte behöver användas.

För att läsa in en fakturafil, välj funktionen Fakturera vård via fil under menyn Tandvårdsstöd:
På sidan som visas skall du dels ange den fil med fakturaunderlag som du vill läsa in, dels ange den fil med fakturabilagor som skall läsas in. Sidan ser ut så här: Fakturafilen är en xml-fil som måste uppfylla den
specifikation som landstinget lagt fast. I denna fil måste de fakturabilagor (dokument) som åberopas vara namnsatta exakt med samma namn som bilagefilens dokument har. Bilagefilen är en komprimerad ZIP-fil.
Bläddra fram till den fil du skall läsa in genom att klicka på Choose file (kan heta något annat beroende på din webbläsare) och klicka på OK, alternativt Öppna. När detta är gjort syns filnamnet till höger om Choose file:

Du kan nu välja att skicka in filerna direkt till landstinget, eller endast låta systemet validera (Granska) filerna för att du senare vill skicka in dem. Oavsett vilket alternativt du väljer kommer systemet att validera filerna
i en batchkörning under kommande natt. Filerna kommer att visas under ”Köade och validerade filer”.
De filer som validerats kan få två returfiler, en som innehåller alla godkända fakturor/räkningar, och en som innehåller felaktiga. I returfilen med fel, liksom i en excelfil som skapas, visas felmeddelanden i klartext
så att en analys underlättas i samband med rättning av fel.
1. De olika statusar som en fil kan ha i listan är följande:
  
  Status Betydelse
  Väntar på validering Filen är inläst/uppladdad
  Validerad Filen är inläst och validerad men saknar helt godkända poster
  Väntar på att skickas in Filen är inläst och validerad och har en eller flera godkända poster, men har inte skickats in ännu
  Godkänd och inskickad Filen är validerar och inskickad
  Statusar vid fel och trasiga filer (uppstår normalt inte):
  Förkastad (om filen skulle bli avvisad pga strukturellt fel)
  XML-strukturen är ej enligt godkänt format (om filen är av typ xml men bryter mot schema)
  Filens format är ej godkänt (om filen inte är xml)