3.4. FAKT - Granska och Attestera

Granska och godkänna inkommen faktura

1. För att hitta räkningar att granska och godkänna, gör en sökning på räkningar med status Registrerad, och ev. något mer filter såsom vårdtyp, fakturatyp eller FHB-nr. För att granska en räkning, klicka på räkningsnumret eller fakturanumret i Sökträfflistan. Då öppnas Fakturabilden på översta nivån:
   
   Eftersom en faktura kan innehålla räkningar som endast delvis godkänts, finns ett fält i fakturahuvudet ”Godkänt belopp” som visar det belopp som hittills godkänts. De ingående räkningarna i fakturan listas under fakturahuvudet.
2. För att granska en räkning, klicka på räkningsnumret. Räkningssidan visas:
   
   Överst på sidan visas Basinformation om räkningen, Vårdgivarinformation samt Patientinformation i tre olika sektioner. I anslutning till detta finns tre knappar att välja på:
   1. För granskning: Detta väljer du om fakturan bör/skall granskas av t ex en bedömningstandläkare. Dessa räkningar blir sökbara med status För granskning i Sök fakturafunktionen.
   2. Underkänd: Med denna knapp underkänner du räkningen efter att ha granskat den, om den innehåller fel. Den sätts då i status Makulerad.
   3. Godkänd: Med denna knapp godkänner du räkningen efter att ha granskat den.
3. Under knapparna finns sex olika underflikar, som beskrivs nedan.
   1. Fakturadetaljer ( se bilden ovan). Visar en lista med räkningens åtgärder och kostnader samt totalbeloppet.
   2. Relaterade frikort: Visar i förekommande fall patientens relevanta frikort med frikortsnummer och giltighetstid. Systemet kontrollerar om det finns giltigt frikort eller inte och validerar därmed om det finns patientavgift eller inte registrerat på räkningen.
   3. Bifogade dokument: visar i förekommande fall en lista med dokument som vårdgivaren bifogar (detta är ibland obligatoriskt).
   4. Fakturahistorik: Visar datum, händelse och vem som utfört (händelsen) något med fakturan, t ex registrerat, godkänt etc.
   5. Interna kommentarer: Här kan Tandvårdsenheten göra kommentarer i ett fritextfält, t ex om något särskilt gjorts vid granskning såsom att frågor ställts till vårdgivaren, eller annat.
   6. Varningar: Här visas i förekommande fall de flaggningar som kan finnas. Dessa varningar har särskilt definierats, och kan t ex vara ” För fakturadatum 20xx-xx-xx har både N-faktura och MHB-faktura registrerats för samma patient och vårdgivare”. En annan varning kan vara att systemet identifierat en fakturerad åtgärd för en FHB som inte fanns med som godkänd.
4. För att Underkänna räkningen, klicka på den röda knappen ”Underkänd”. Systemet visar en ruta där du skall motivera varför du underkänner räkningen:
   
   Klicka på Spara (eller Avbryt om du ångrar dig). Systemet visar därefter en bekräftelse om att räkningen har underkänts och satts i status Makulerad.
5. För att godkänna en räkning, klicka på den gröna knappen Godkänd när du granskat räkningen. Systemet visar en bekräftelse på att räkningen är godkänd, och ändrar status på räkningen till Godkänd. Räkningen är därmed klar att Attesteras av behörig, men kan fortfarande makuleras om det skulle visa sig nödvändigt.
6. För att markera räkningen För granskning, klicka på den blå knappen För granskning. Systemet ändrar status till ”För granskning”, och knappen ändras till ”Avsluta granskning” När granskningen är klar (t ex av bedömningstandläkare), klicka på knappen ”Avsluta granskning” och därefter på endera Godkänd eller Underkänd beroende på granskningsaktivitetens utfall.

Attestera godkända fakturor/räkningar

Alla räkningar som godkänts är föremål för Attestering av behörig person. Räkningar som inte är godkända kan inte attesteras. Attesteringen innebär att räkningarna/fakturorna kommer att automatiskt exporteras till ekonomisystemet vilket kan ske flera gånger per vecka beroende på landsting. För att attestera gör följande:

1. Sök fram räkningar att attestera genom att ange status Godkänd i Statusfältet i funktionen Sök faktura ev. i kombination med fler filter såsom organisationsnummer (leverantör) eller vårdtyp:
   
   Markera räkningsraderna du vill attestera genom att klicka i rutorna till vänster i Sökresultat. Om du klickar i den översta rutan i kolumnrubrikraden, markeras automatiskt alla rader i Sökresultat.
2. När du klickat i rutorna, klicka på den blå knappen ”Gå vidare och attestera valda fakturor”. Observera att det kan aldrig vara samma person som både godkänner och attesterar en räkning. Systemet visar en ruta där du skall bekräfta attesteringen:
   
   Klicka på Attestera (eller Tillbaka om du ångrar dig). Systemet visar en bekräftelse på att du attesterat fakturorna: